Sekretāre/Personīgais asistents

sekretare

Ja tev ir pietiekoši daudz līdzekļi, lai varētu atļauties personīgo asistentu, jeb sekretāri, tad šī iespēja tev noteikti ir jāizmanto, jo tas tavu dzīvi ļoti daudz atvieglos un daudzas lietas, ko tu tagad dari pats tu varēsi deleģēt šim cilvēkam un vairāk darīt tieši tās lietas, kas tev vai tavam biznesam ir svarīgākas. Personīgais asistents parasti ir tikai ļoti retam uzņēmējam, bet pamatā jau, tā tam nevajadzētu būt, jo tiklīdz, kā tu vari atļauties maksāt vismaz 500Eiro algu mēnesī, tā jau tu vari sākt meklēt cilvēku, kas tev darīs visas tās lietas, ko tu pats nevēlies vai arī, kuras tev nez ļoti mazu vai pilnīgi nekādu pievienoto vērtību.

Personīgajiem asistentiem arī ir dažādi veidi, kur viszināmākais ir sekretārs, jeb cilvēks, kas pieņem zvanus un sarunā ar cilvēkiem dažādus tikšanās laikus, lai tas nebūtu jādara tev pašam, bet šādā veidā sekretārs nereti ir limitēts un ar personīgo asistentu es domāju cilvēku, kas darīs pilnīgi visu ko tu viņam liec sākot no labākā daktera pilsētā atrašanu līdz vēstules nosūtīšanu taviem vecākiem kādā no svētku dienām. Šāds cilvēks noteikti, ka ir svarīgs cilvēkiem, kuri ir ļoti aizņemti ar darbiem un tāpēc nav laika ikdienā darīt dažādas lietas, kas aizņem daudz laiku, kuras tad arī var uzticēt šim personīgajam asistentam.

Pareizā cilvēka atrašana
Personīgā asistenta atrašana ir ļoti svarīgs solis un tas pamatā arī ir visgrūtākais, jo tev vajag atrast cilvēku, kurš būs spējīgs atrast jebko ko tev vajag un izdarīt visu, ko tu šim cilvēkam prasi. Viņam ir jābūt pietiekoši komunikablam, lai norunātu dažādas tikšanās, bet arī jāmāk rīkoties ar tehnoloģijām lai plānotu tavu dienas kārtību un veidotu dažādas atskaites. Un, protams, vispār jāvēlas palīdzēt tev, jo diezin vai tu būsi priecīgs par cilvēku, kurš tikai dara savu darbu un domā, ka tas neko pasaulei nesniedz. Tev ir gan jāpiedāvā pietiekoši liels atalgojums, lai cilvēks justos labi, gan arī jāparāda, kāpēc viņam vajadzētu tev palīdzēt darīt dažādus darbus, jo ja tu nodarbojies ar tādām lietām, kas nav cēlas un nesniedz cilvēcei vērtību, tad šādu cilvēku atrast būs grūti. Noteikti, ka tev būs jāmeklē ilgi un cītīgi, līdz izdosies atrast īsto cilvēku, un galvenais pēc iespējas ātrāk atlaid tos, kas tev nav vajadzīgi, jo pretējā gadījumā tu vari saņemt nekvalitatīvu pakalpojumu un zaudēt naudu.

Personīgais asistents var paveikt brīnumus, bet viņam to ir jāgrib darīt un tāpēc tev viņš būs jāpārliecina, kāpēc gan viņam vajadzētu nākt strādāt tieši pie tevis nevis pie kāda cita.

Darbu dalīšana un ātrāka paveikšana

darbi

Ja tev ir savs uzņēmums tad ikvienu darbu, ko tu veic tu vari vai nu darīt pats vai arī nodot kādam citam, lai viņš to izdara, bet ja tu izvēlies pirmo variantu, tad tas aizņems laiku no tavas jau tā saspringtās ikdienas darbiem, bet ja tu darbu nodosi kādam citam, tad tas var nebūt izdarīts, tā, kā tas ir pareizi, tāpēc parasti arī ir šāda dilemma. Visticamāk, ka ja tu būvē uzņēmumu tev būs jāiemācās daudzus darbus deļiģēt un nodot tos citiem cilvēkiem, jo pretējā gadījumā tu noteikti nebūsi spējīgs padarīt visu savās 24 stundās dienā, kas tev ir atvēlētas. Bet tas, kā pareizi veikt šo darbu dalīšanu jau ir pavisam cits jautājums. Viens veids ir tāds, ka sadalīt projektus un katram cilvēkam pamatā ir viens projekts, par kuru tad arī viņš ir atbildīgs un tad arī viņam ir jādara visi darbi, kas saistīti ar šo projektu. Otrs variants ir vienkārši izveidot sistēmu, kurā katram no tavas komandas ik pa laikam ir jāatskaitās ko viņš ir paveicis un kādi darbi vēl ir iekavējušies, lai tad arī varētu šos darbus iedot kādam citam vai arī ieplānot laiku, kad šos darbus paveikt. Šīs iemaņas, kā darbus deliģēt nāks tikai ar laiku un noteikti, ka tās nebūs pieejamas jau no paša sākuma, un tikai ar laiku un eksperimentiem tev izdosies atklāt, kā kurš cilvēks labāk izdara viņam uzticētos darbus un tad arī tādā veido tos viņam nodot.

Bet kā tad darīt ar saviem darbiem, kas tev ir jāveic, vai labāk tos izmētāt pa savu darba grafika vairākām dienām vai tomēr labāk ir pēc iespējas ātrāk darbus pabeigt, lai tad ar tiem ir miers un var ķerties klāt nākamajiem? Es no savas pieredzes varu teikt, ka paveicot vienu darbu ir daudz grūtāk pieķerties kādam citam, jo pretējā gadījumā pirmais vēl īsti nav pabeigts, bet ir jāķeras klāt jau nākamajam un tad ir ļoti grūti noteikt tavas prioritātes. Šī situācija kļūst vēl izteiktāka tad, kad iesākti ir vairāki desmiti projektu vai darbu bet neviens no tiem dažādu iemeslu dēļ nav pabeigts. Šajā situācijā var ātri apjukt un nezināt, kuru no šiem projektiem mēģināt pabeigt aizvien ātrāk.

Man personīgi visvieglāk ir darbus saplānot vienu pēc otra un pie viena ķerties tikai tad, kad visi pārējie jau ir izpildīti, jo tādā veidā var radīt lielāku gandarījuma sajūtu jo tu redzi, ka viens pēc otra darbi tiek pabeigti, nevis turpina karāties kaut kur gaisā iesākti.

Plānot elektroniski vai uz papīra?

papirs vai telhnologijas

Mūsdienās, kad ikvienam ir pieejamas jaunākās tehnoloģijas ar portatīvajiem datoriem, planšetdatoriem un arī mobilajiem telefoniem ar interneta pieslēgumu tad bieži vien rodas jautājumi vai plānošanu, ko tu ikdienā veic vajadzētu darīt uz papīra vai arī elektroniski? Jo tehnoloģijas attīstās aizvien tālāk, jo aizvien grūtāks un grūtāks šis jautājums kļūst, jo ierīcēm attīstoties un to jaudai un programmām augot un uzlabojoties ir iespējams aizvien vairāk un vairāk dažādus plānošanas veidus paveikt tieši elektroniski nevis darot to uz papīra, kur nav iespējams visu viegli kopēt un pārveidot.

Papīrs

Papīra lapas un klades jau izsenis tiek izmantotas, lai plānotu gan cilvēka ikdienu gan arī uzņēmumu plānus un cita veida plānošanu, ko vieglāk darīt ir uz papīra nevis galvā. Papīrs ir viegls materiāls, un, ja tiek lietoti zīmuļi, tad tos iespējams arī izdzēst, bet ja galīgi nepatīk vienmēr papīrus var nomest malā un paņemt jaunu baltu lapu. Tieši šī baltā lapa, kas katru reizi ir jāiesāk arī cilvēkiem rada kreativitātes sajūtu un vienmēr tiek domāts par to, kā kaut ko izdarīt ātrāk un vieglāk, lai tas nebūtu lieki jāatkārto uz šīs papīra lapas, tāpēc tiek izgudrotas dažādas efektivitātes un kopēšanas metodes. Bet iespējams pats labākais, kāpēc plānošana uz papīra ir tik efektīva ir tas, ka katra papīra lapa ir kā jauna un tāpēc tev ir šī sajūta, ka tu radi kaut ko unikālu nevis, kā vienkārši uzspiežot telefonā vai datorā jaunu lapu, kas tiek attēlota uz tās pašas ierīces.

Elektroniski

Elektroniski veidojot dienas nedēļas, mēneša un gada plānus tos var viegli mainīt kopēt ievadīt tajos datus, vienīgi grūti būs veikt kādas izmaiņas, ja tās būs nepieciešamas, jo tad tev būs jāprot vai nu programmēšana vai arī jāizmanto kāda sistēma, kuru ir iespējams pēc sirds patikas modificēt bez programmēšanas zināšanām. Elektroniski ievadīt un apskatīt dažādus skaitļus un vienības ir daudz vieglāk neka tas ir ar papīru un tu šiem datiem vari piekļūt no dažādām ierīcēm un tāpēc pat tad, ja tev nav līdzi dators tu vari piekļūt savai programmai no mobilā telefona vai arī cita datora un apskatīt savu darāmo plānu vai arī to izmainīt. Elektroniskajai plānošanai tikai vēl jo projām ir lielas problēmas ar datu ievadi un manipulāciju, jo mūsdienu viedtālruņi nav īpaši viegls ievades avots un arī balss komandas vēl jo projām nav tik labas, kā tām vajadzētu būt. Bet ar katru gadu šīs ierīces uzlabojas un aizvien vairāk un vairāk cilvēki pāriet tieši no papīra plānošanas uz elektronisko plānošanu.

Kādas ir jūsu domas, un ko jūs izmantojat, kā savu galveno plānošanas veidu?

Rīta un vakara atskats uz dienu

planoshana

Lai varētu efektīvi plānot savu laiku un zināt, vai tu lēnām virzies tajā virzienā, ko tu vēlies tev vajadzētu katru dienu veikt ikdienas atskatu gan no rīta gan vakarā un tādā veidā no rīta sevi noskaņojot produktīvai dienai, bet vakarā atskatoties, ko tad varēji darīt labāk vai arī, ko varēji uzlabot. Šādas darbības ikdienā veic tikai ļoti maz cilvēku, bet tās ir svarīgas tad, ja tavs mērķis ir dzīvē sasniegt daudz un dažādas lietas, jo bez šādiem atskatiem ir viegli noiet no sliedēm un darīt tās lietas, kas nebūt nav tik noderīgas, bet pamest novārtā lietas, kas ir tieši vissvarīgākās.

Rīta plāns
Kad tu no rīta piecelies, tad pirmais ko vajadzētu darīt būtu sākt dienu ar vispārēja plāna izveidi, ko tu domā šodien darīt un kāpēc tu to dari. Svarīgi ir uzdot tieši šo jautājumu “kāpēc?”, jo tādā veidā tu vari atbildēt uz to jautājumu ar kādu noteiktu atbildi un tā būs daudz svarīgāka nekā vienkārši tāpēc, ka tas ir jāizdara. Šajā ik rīta plānošanās nevajag neko pierakstīt, bet gan vajag tikai par šīm lietām padomāt, un to darīt tādā vispārējā nozīmē, nevis apskatot kādus konkrētus dienas mērķus. Ja tev ir katru dienu jāiet uz darbu tad no rīta tu vari sev prasīt vai tas ko tu dari rada tev gandarījumu, vai arī vai tas kaut ko rada pasaulei?, bet ja tev ir savs uzņēmums tad tu vari jautāt, vai tas, ko tavs uzņēmums dara ir svarīgi un vai tas tevi nes tuvāk taviem izvirzītajiem mērķiem?

Vakara atskats
Pēc tam vakarā, kad diena jau ir beigusies un tu taisies jau iet gulēt, tad tieši tāpat, kā no rīta arī vajadzētu atskatīties uz tavu aizgājušo dienu un to, cik daudz tu biji spējīgs izdarīt un vai tas sakrita ar to, ko biji ieplānojis no rīta. Vakarā tu vari daudz skaidrāk saprast, cik tad daudz tu esi pa šo dienu panācis un vai tas tevi virza tuvāk tavu mērķu sasniegšanai? Ja atbildes uz šiem jautājumiem pārāk ilgi ir bijušas nē, tad, iespējams, tev kaut kas dzīvē ir jāmaina, jo pretējā gadījumā tu visu laiku jutīsies slikti un nepiepildīts. Vakarā noteikti nevajag domāt, ko darīsi nākamajā dienā, bet atkal tieši vispārīgi apskatīties, piemēram, ko no šīs dienas tu vari iegūt un uzlabot savā nākotne?

Gan no rīta gan vakarā šādi apskatot un izplānojot dienu to ir iespējams veikt daudz efektīvāk un bez dažādām liekām darbībām, kuras tevi nenes tuvāk taviem nospraustajiem mērķiem.

Dienas plāna izveide

daily-plan

Sava laika plānošana noteikti, ka ir ļoti svarīga darbība, jo tā ļauj daudz labāk zināt, ko tu dari un ko vajadzētu darīt dažādās dzīves jomās un tādā veidā tu vari efektīvāk strādāt un nelēkāt no viena darba uz otru, bet gan pildīt visu pēc plāna atķeksējot darbus vienu pēc otra. Cik daudz ir cilvēku tik daudz arī dažādu plānu un iespēju, kā šos plānus veidot, bet pamatā jau ir tikai divas lietas, kas ir darāmais darbs un laiks, un tālāk jau viss tas, cik precīzi un cik daudz jūs vēlaties plānot jau ir jūsu ziņā. Es zinu cilvēkus, kas tikai virspusēji izdomā ko vajadzētu darīt un tad visu šo informāciju pieraksta kaut kur, kā arī tādus, kas plāno savu laiku līdz pēdējai minūtei un tādā veidā cenšas padarīt cik vien iespējams daudz vienas dienas laikā. Tas, kādu plānošanu izvēlēties ir atkarīgs gan no tava dzīves veida gan arī no tā, kādu darbu tu strādā, jo menedžerim vajadzēs, piemēram, ieplānot dažādas tikšanās, bet programmētājam, vajadzēs vairāk brīvā laika, lai būtu iespējams atrisināt dažnedažādās problēmas.

Sava laika plānošana ir ļoti svarīga, jo tādā veidā tu izveido kaut kādu ritmu un pēc šī ritma tad arī mēģini strādāt, pretējā gadījumā darāmo darbu daudzums var ātri vien izvest tevi no pacietības un tu vari domāt, ka nekad netiksi ar tiem galā. Vai arī ja tu dari visu, ko saka citi, tad tev tā īsti nepaliks laiks nopietnu projektu izpildei, kur ir vajadzīgas vairākas stundas lai ieietu ritmā un tikai tad sākās produktīvas darbības.

Sākumā ir iespējams iztikt tikai ar dažādu darbu plānošanu un nevajag mēģināt jau no paša sākuma sākt plānot savu laiku līdz katrai minūtei, jo, visticamāk, tas tāpat neizdosies un tikai tad, ka tu būsi lēnām izgājis cauri visām lietām, kas tev traucē, un uzlabojis savu plānošanas taktiku tad tu vari sākt plānot aizvien sīkāk un sīkāk. Katram no mums darbu apjoms un veids ir savādāks un tāpēc ir vajadzīga cita veida plānošana, bet pamatā jau mums visiem dienā ir tikai 24 stundas, un tas, ko mēr ar šo laiku daram arī būs noteicošais cik daudz mēs dzīvē sasniegsim. Tāpēc pat tad, ja sākumā liekas, ka šī plānošana nav nevienam vajadzīga, tomēr paskatoties uz pasaules klases cilvēkiem dažādās jomās ir redzams, ka viņi noteikti izmanto dažādas plānošanas metodes, lai varētu izdarīt visu, kas viņiem ir jādara.